Independientemente de si se llevan a través de libros o archivos informáticos, las obligaciones documentales de las Asociaciones quedan delimitadas en el Artículo 14 de la Ley Orgánica1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, y son básicamente cuatro:
- Relación actualizada de asociados
- Libro de las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación
- Contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas.
- Inventario de sus bienes
Los asociados podrán acceder a toda esa documentación, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
Ninguna norma obliga expresamente a que estos libros o documentos se legalicen en el registro mercantil, salvo en el caso de que las asociaciones realicen una actividad mercantil asimilable a la regulada por el Código de Comercio. No obstante, muchas de ellas optan por hacerlo y ello no deja de aportar ciertas garantías en caso de que surjan dudas sobre posibles manipulaciones en lo asentado. Ello puede hacerse presencialmente o telemáticamente.
